Effizient im Homeoffice

Effizient im Homeoffice: Das sollte man unbedingt beachten

Das Homeoffice gehörte für viele bereits vor der Gesundheitskrise zur Normalität. Für die meisten jedoch dürfte das regelmässige Arbeiten von zu Hause absolutes Neuland sein. Und eine grosse Herausforderung noch dazu. Denn was sich zunächst anhört wie ein Traum – morgens länger schlafen, Jogginghose statt Anzug, abends eine Runde Joggen gehen, statt stundenlang im Stau zu stehen – verlangt viel Selbstdisziplin, exzellentes Zeitmanagement und – ganz wichtig – gute Kommunikations- und Kollaborationstools. Denn nur so lässt sich die Arbeit im Team auch aus der Ferne effizient und produktiv gestalten.

Für Führungskräfte dürfte die aktuelle Situation daher besonders fordernd sein. Das Projekt voranbringen, die einzelnen Mitarbeiter mit ihren Aufgaben und Deadlines im Auge behalten, das Team für das gemeinsame Ziel motivieren und den Austausch von Informationen für die Zusammenarbeit fördern. Wenn alle Team-Member, räumlich getrennt voneinander, am heimischen Küchentisch arbeiten, gar keine einfache Aufgabe.

Das sollte man daher unbedingt beachten, damit das Homeoffice nicht zur Falle wird und die eigene Produktivität und die des Teams nicht leiden:

STRUKTUR SCHAFFEN DURCH VIRTUELLES BÜRO

Wer hat wann was zu tun? Welche Probleme sind aufgetreten? welche Milestones wurden erreicht? Damit Produktivität und Motivation beim Remote-Working nicht leiden, ist es wichtig, für Struktur und einen kontinuierlichen Austausch zu sorgen. Genauso wie im Büro. Mit anderen Worten: Es muss eine Art „Virtual Office“ eingerichtet werden, ein Raum für die enge Zusammenarbeit und direkte Kommunikation. Die richtigen Tools sind hierbei natürlich unabdinglich. Mit Microsoft Teams können Personen, Inhalte und Tools für unterschiedliche Projekte und Aufgaben innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zusammengefasst und gemanagt werden. Hier können gemeinsame TO-DO-Listen für Projekte erstellt und Dateien ausgetauscht werden. Darüber hinaus ermöglichen Gruppen- und Einzelchats das schnelle und unkomplizierte Teilen wichtiger Informationen. Ein gemeinsamer Kalender hilft dabei, gemeinsame Deadlines und Termine im Auge zu behalten. Nähere Infos zur Anwendung gibt es hier.

REMOTE ABER LEAN DANK KANBAN-BOARD

Effiziente Teamarbeit ist keine Magie, aber die richtigen Strategien und Tools sind unerlässlich. Einige besonders inspirierende Ansätze findet man, wenn man nach Fernost schaut. Der Grundstein für die heute weit verbreitete Lean-Management-Philosophie wurde nämlich in Japan gelegt, innerhalb des Toyota Production Systems. Entstanden ist in diesem Kontext der Vorläufer einer besonders einfach anzuwendenden aber höchst effizienten Methode zum Management von Teamarbeit: Das Kanban (übersetzt etwa „Anschlagtafel“). Auf diese Weise lassen sich einzelne Aufgaben prozessorientiert bearbeiten, wobei der Status der Tasks für alle Team-Member transparent nachvollziehbar ist. Und was in Zeiten des Corona-bedingten Homeoffice-Booms (Link zum Artikel) besonders wichtig ist: Das Kanban lässt sich wunderbar mit Microsoft Teams umsetzen. Zu 100% remote.

AUGENKONTAKT NICHT VERGESSEN

Augenkontakt und körperliche Nähe zu anderen Menschen erhöhen die Ausschüttung des Glückshormons Dopamin und reduzieren das Stresshormon Cortisol. Herausgefunden haben das Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wie Dr. Fiona Kerr. Da verwundert es kaum, dass mit Ausbruch der Corona-Krise die Videofunktion in Meetings mit Microsoft Teams doppelt so häufig angeschaltet wurde wie vor dem Ausbruch der Pandemie. Nicht nur der menschlichen Psyche in Zeiten des „Social Distancing“, auch dem Teamspirit kommt der regelmässige Augenkontakt zugute. Denn ein Treffen, wenn auch virtuell, verbindet, schafft Einklang und kann zudem Kommunikationsproblemen und Missverständnissen vorbeugen. Dabei muss es nicht immer nur um die Arbeit gehen. Auch die für das Team so wichtigen Momente des Socializing, wie der kurze Plausch am Kaffeeautomaten, können so wirkungsvoll ersetzt werden.

FESTE ARBEITSZEITEN AUCH IM HOMEOFFICE

Viel wird momentan zum Thema Burnout diskutiert. Aktuelle Studien belegen, dass Erwerbstätige in Europa im Homeoffice pro Tag etwa 2 Stunden länger arbeiten. In den USA liegt die Zahl sogar bei 3 Stunden. Dabei ist es fundamental wichtig, auch im Homeoffice feste Arbeitszeiten beizubehalten und so für eine gesunde Work-Life-Balance zu sorgen. Denn ausreichend Entspannung ist nicht nur gut für Körper und Geist, sondern auch für Produktivität und Kreativität. Daher ist es wichtig, feste Pausen einzuplanen und rechtzeitig den Feierabend einzuläuten. Auch hierfür gibt es mittlerweile smarte Lösungen: Die „Night Light“-Funktion von Windows 10 beispielsweise. Sie erinnert die Nutzer jeden Tag rechtzeitig – und gleichzeitig unaufdringlich – daran, dass der Arbeitstag vorbei ist.