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Kommunikationsmittel remote richtig einsetzen

Wir haben in den letzten Wochen gelernt, dass mehr Teams ihre Arbeit ohne realen Kontakt erledigen können. Aktuell haben viele Arbeitgeber auf Homeoffice umgestellt um das Risiko, sich mit dem Coronavirus anzustecken, zu minimieren. Wir kennen und leben die remote Arbeit aus dem Homeoffice schon lange. Um die Kommunikation möglichst effizient zu gestalten empfehlen wir folgende Best Practices für die Kommunikation:

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist das zentrale Tool für die Kommunikation bei der Somnitec. Unter Teams werden Personen, Inhalte und Tools für unterschiedliche Projekte und Aufgaben innerhalb der Organisation zusammengefasst. Die Nutzer haben die Möglichkeit über Gruppen- oder Einzelchats zu kommunizieren, Dateien zu teilen, Aufgaben und Buckets für ein Teamgebiet zu erstellen und vieles mehr. Der allgemeine Somnitec Kanal ist für das Teilen von wichtigen Informationen für alle Mitarbeitenden vorgesehen, welche für die gesamte Firma relevant sind. Jedes Team verfügt ebenfalls über seine eigenen Kanäle, in welchen relevante Inhalte geteilt werden.

E-Mail

E-Mails sind geeignet, um Aufträge zu erteilen, Informationen zu versenden, Fakten festzuhalten und selbstverständlich für die schriftliche Kommunikation ausserhalb der eigenen Organisation. Es ist wichtig die Antwortzeit für wichtige E-Mails intern zu definieren. Es gibt Organisationen, die sogenannte «Sun Down – Regelungen» haben – also müssen alle wichtigen E-Mails bis zum Sonnenuntergang beantwortet werden. Bei uns gilt bei wichtigen E-Mails eine Reaktionszeit von 24 Stunden. Eine E-Mail-Flut ist bei Somnitec grundsätzlich zu vermeiden. Wenn ein Sachverhalt nicht innerhalb weniger E-Mails geregelt werden kann, soll das Thema mit den Betroffenen persönlich oder telefonisch geregelt werden.

Kalender

Der Kalender dient zur Ressourcenplanung innerhalb des Teams. Ein aktueller Stand des Kalenders ist Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass die Teamkollegen Zugriff auf den Kalender haben und nachschauen können, wann ein Termin geplant werden kann, oder ob ein Kollege gerade besetzt ist.

Kurznachrichten

Kurznachrichten via SMS und WhatsApp dienen zur schnellen und informellen Kontaktaufnahme ergänzend zu den anderen Kommunikationsmitteln während Notfällen mit Kunden und Partnern. Via Kurznachrichten werden keine vertraulichen oder sensitiven Informationen ausgetauscht. Anstelle von Kurznachrichten wird intern die Kommunikation via Teams empfohlen.

Telefonie

Das Telefon ist ein geeignetes Kommunikationsmittel, um sich auszutauschen und komplexere Themen zu besprechen. Telefonkonferenzen können via Teams durchgeführt werden; auch sind Conference Calls via Handy möglich, was die Arbeit ausser Haus erleichtert.

Online Meetings

Meetings sind, vor allem bei komplexeren Themen, sinnvoll. Wir halten unsere Online Meetings via Microsoft Teams. Das Tool erlaubt es bis zu 250 Personen in einem Call gleichzeitig teilnehmen zu lassen. So können wir unsere zweiwöchentlichen Coffee Meetings mit über 50 Personen nahtlos auf remote umstellen.

Selbstverständlich gilt:

  • Ein aktuell gehaltener Kalender, gute Erreichbarkeit und ein stetiger Austausch mit dem Team sind Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice
  • Wir pflegen einen respektvollen Umgang in der Kommunikationsweise mit unseren Kolleginnen und Kollegen und sind geduldig, falls etwas remote länger dauert
  • Wir halten uns an die Somnitec-Werte auch remote. Beispielsweise wird ONE FAMILY so gelebt, dass wir im Homeoffice über Video-Calls gemeinsame Kaffeepausen einlegen – das stärkt den Teamgeist und fördert die sozialen Kontakte der Somnitechies in dieser ausserordentlichen Zeit

Microsoft bietet aktuell eine Gratisversion von Teams an. Wir empfehlen unseren Kunden dieses Tool für die Zusammenarbeit im Homeoffice. Dazu finden Sie hier weiterführende Links:
Informationen zu den Microsoft Teams Demo Lizenzen:

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-exploratory#how-long-does-the-teams-exploratory-experience-last

Microsoft Teams Lizenzen nutzen und Pläne vergleichen:
https://products.office.com/de-ch/microsoft-teams/free?market=ch

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