Lean-Management mit Teams umsetzen (Teil 1)

Kaum ist ein Meeting beendet, steht die nächste Sitzung im Kalender. Und kaum ist diese vorbei, steht schon die nächste Besprechung an. Meetings gehören zu den grössten Zeitfressern von Führungskräften – denn viele Meetings verlaufen so ziel- und strukturlos wie ein Kaffeekränzchen. Deshalb zur Erinnerung: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele in möglichst kurzer Zeit erreicht werden sollen. Bei Somnitec pflegen wir sogenannte «Weekly». Das sind wöchentliche Team-Meetings, in welchen operative und strategische Themen besprochen werden.

Um unsere Weekly möglichst effizient zu strukturieren, hat sich bei uns ein sogenanntes KANBAN-Board etabliert, welches uns hilft, den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren.

Kanban ist eine japanische Arbeitsmanagement-Methode, die aus dem Toyota Production System entstanden ist, welche den Grundstein für Lean-Management Methoden gelegt hat.

Die wörtliche Übersetzung des japanischen Wortes Kanban lautet „Anschlagbrett“, da ursprünglich mit Haftnotizen gearbeitet wurde. Heutzutage wird das KANBAN-Board oft in leicht modifizierter Art als virtueller Raum für Microsoft Teams auf Basis des Microsoft Planners genutzt. Dies, um einzelne Aufgaben prozessorientiert zu bearbeiten und den Status derselben in einer Art Haftnotiz transparent und pragmatisch zu verfolgen.

Microsoft Teams hat einen integrierten Planner für das Aufgabenmanagement. Dieser ist nicht mit Outlook-Aufgaben zu verwechseln und bietet diverse Zusatzfunktionalitäten, die in den Outlook Aufgaben nicht vorhanden sind (Zuweisung an Personen, transparenter und persistenter Verlauf der Einträge, Verlinkung mit externen Informationsquellen wie Dateien, Links etc.). Die Standardansicht des Planners für neue Boards ist basierend auf Spalten (in Microsoft Planner „Bucket“ genannt) aufgebaut und kann beliebig erweitert und so zu einem KANBAN-Board weiterentwickelt werden – dies geschieht durch Klicken auf „neuen Bucket hinzufügen“. Im Grundsatz hat ein KANBAN-Board drei Spalten: To-Do, in Arbeit und erledigt. Wir verwenden gerne eine erweiterte Version mit sechs Spalten.

WIE BAUEN WIR DEN PLANNER AUF?

• Info & laufende Aufgaben

Dieser Bucket wird für Tasks (Aufgaben) verwendet, die immer aktuell sind. Das können täglich, wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Aufgaben sein. Der erste Task ist eine Checkliste mit dem Ablauf des Weekly Meetings. So ist klar, in welcher Reihenfolge die Themen besprochen werden und wir können die geplante Zeit des Meetings einhalten. Der Ablauf ist weiter unten zu finden.

• Final Check / Erledigt

Hier kommen alle Tasks rein, die erledigt wurden. Wir schliessen die Tasks nicht sofort. So sehen alle Teammitglieder den Fortschritt, welcher das Team macht und sind über jeden Task informiert, bevor er geschlossen wird.

• Neu

Neue Tasks werden erfasst, besprochen, terminiert, priorisiert und zugewiesen.

• Backlog (Arbeitsvorrat)

Dies ist der Bucket, in welchem Ideen und alles, was in Zukunft getan werden sollte, ohne klare Priorität und Fälligkeitsdatum für die Lieferung verfolgt werden kann. Wenn ein Teammitglied ohne Beschäftigung ist oder Arbeiten schneller als erwartet abgeschlossen werden, kann er/sie sich proaktiv eine Aufgabe aus dieser Kategorie aussuchen, bis vom Manager eine andere Aufgabe zugewiesen wird.

• In Arbeit

Diese Kategorie ist für klar definierte Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum und mehr Informationen darüber, wie das Ergebnis der Aufgabe aussehen soll. Dieser Bucket dient dazu, einen besseren Überblick darüber zu erhalten, woran derzeit gearbeitet wird sowie von wem die Aufgabe bearbeitet wird. Die Nutzung variiert von Team zu Team – unsere Empfehlung ist, dass eine Person nicht mehr als 5 Elemente gleichzeitig in diesem Bucket haben sollte. Wenn die Aufgaben neu priorisiert werden müssen, können die Teammitglieder „vernachlässigte“ oder tiefer priorisierte Aufgaben zurück in das Backlog verschieben und die Metadaten aktualisieren, um den Fortschritt bei dieser Aufgabe widerzuspiegeln.

• Fokusthema

Wer neben dem Daily Business noch parallel ein wichtiges Thema oder Projekt verfolgt, sollte diesem auch visuell ein Augenmerk geben. Dafür brauchen wir einen eigenen Bucket, der die Tasks des Fokusthemas zusammenfasst. So gehen wichtige Projekte in unseren Weekly Meetings nicht vergessen.

• Periodisch wiederkehrende Tasks

Diese Tasks sind zwar wiederkehrend (wie im ersten Bucket) aber nur halbjährlich, jährlich oder seltener. Darunter ist z.B. die Budgetplanung für das Team, oder die Planung eines jährlichen Events, etc. Dieser Bucket eignet sich als «Auffangbecken» für wichtige Tasks, die mit einem etwas entfernteren Anfangsdatum gekennzeichnet sind.

Dieser Aufbau ermöglicht es uns, Besprechungen sinnvoll zu strukturieren. Auf Basis dieses Boards haben wir einen festen Ablauf für unsere Meetings etabliert, der uns erlaubt den Fokus im Meeting unter Berücksichtigung der begrenzten Meeting-Zeit auf die richtigen Elemente zu setzen.

In unserem nächsten Blog gehen wir näher auf die Planner Tasks sowie auf die Filter ein, mit denen wir unsere Agenda für die Meetings steuern.
Teil  2