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Lean-Management mit Teams umsetzen (Teil 2)

Der Hauptzweck von Lean Management ist die Wertsteigerung durch Optimierung der Ressourcen. Die Grundsätze dieser Methode zielen auf die Schaffung eines stabilen Arbeitsablaufs ab - auf der Basis der tatsächlichen Anforderungen. Wie in unserem letzten Artikel beschrieben, sind Meetings eine der grössten Zeitschleudern im Business. Für unsere wöchentlichen Teammeetings haben wir deshalb mit Hilfe des Microsoft Planners eine Art Kanban-Board geschaffen. Dieser Aufbau ermöglicht es uns, Besprechungen sinnvoll zu strukturieren.

Auf Basis unseres Boards haben wir einen festen Ablauf für die Meetings etabliert, der uns erlaubt den Fokus im Meeting unter Berücksichtigung der begrenzten Meeting-Zeit auf die richtigen Elemente zu setzen. Bevor wir den Ablauf vorstellen ist es wichtig, dass alle Aufgaben (Tasks) richtig gepflegt, zugeordnet und terminiert sind.

TASKS RICHTIG PFLEGEN

Jeder Task der erfasst wird, enthält folgende Felder, die Gepflegt werden sollten:

  • Titel

    Um was handelt es sich konkret? Es ist wichtig einen sprechenden Titel für den Task zu wählen.

  • Zuweisung

    Wer arbeitet an dem Task? Der Task kann mehreren Personen aus dem Team zugewiesen werden. Wichtig ist immer zu klären, wer im Lead ist.

  • Bucket

    Welchem Bucket ist der Task zugewiesen? Wie im letzten Blog beschrieben, besteht unser Board aus Buckets und diese dienen einer grundsätzlichen Übersicht über die Tasks.

  • Status

    Es gibt im Planner folgende drei: nicht begonnen, in Arbeit, erledigt. Grundsätzlich werden nur Tasks auf erledigt gesetzt, die sich im Final Check / Erledigt Bucket befinden.

  • Priorität

    Im Planner kann zwischen folgenden Prioritätsstufen unterschieden werden: Dringend, Wichtig, Mittel und Niedrig. Es ist wichtig die Tasks zu priorisieren, damit alle Teammitglieder wissen, an welchen Tasks zuerst gearbeitet werden muss.

  • Startdatum

    Ab wann soll der Task bearbeitet werden? Vor allem bei periodisch wiederkehrenden Tasks, ist es hilfreich auch ein Startdatum zu setzen, damit diese frühzeitig in den Fokus rücken. Ausserdem ist die Visibilität über die Dauer der Bearbeitung hilfreich.

  • Fälligkeitsdatum

    Wann ist der Task, ein Update des Tasks oder eine Zwischentätigkeit im Task fällig? Durch das Fälligkeitsdatum werden die Tasks, welche fällig sind visibel und können entsprechend gefiltert werden.

  • Notizen

    Hier werden alle wichtigen Informationen für die Bearbeitung des Tasks oder Auftrags erfasst.

  • Checkliste

    Wenn ein Task aus mehreren Aufgaben besteht, ist die Checkliste optimal, um den Fortschritt mitverfolgen zu können – und es gehen keine Zwischenschritte vergessen.

  • Anlagen

    Jedem Task können Links und Dokumente angefügt werden. Idealerweise sind diese verlinkt und können direkt aus dem Task abgerufen werden. So muss während des Meetings nicht nach Dokumenten gesucht werden, sondern diese werden direkt aus dem Task abgerufen.

  • Kommentare

    Dies ist das wichtigste Kommunikationsmittel im Planner. Wir schreiben bei jedem Update einen Kommentar, damit der Fortschritt sichtbar und nachvollziehbar bleibt. So können im Weekly Meeting nur noch die wichtigsten Punkte besprochen werden.

MEETING STRUKTURIEREN

Wenn alle Tasks nun so gepflegt werden, haben wir die Grundlage für unseren Ablauf:

  • Austausch

    Zu Beginn des Meetings tauschen wir uns kurz aus – dabei darf auch das Wohlbefinden des Teams nicht fehlen.

  • Wichtige Informationen

    Nach dieser kurzen Runde werden allgemeine Infos geteilt, die nicht spezifisch zu einem Task gehören.

  • Laufende Aufgaben

    Dann werden Updates zu permanenten Tasks im Bucket «laufende Aufgaben» besprochen und entsprechend in den Kommentaren erfasst.

  • Final Check

    Danach wird der Bucket «Final Check/Erledigt» durchgegangen und gemeinsam der Status auf abgeschlossen gesetzt. So sehen alle Teammitglieder was in der aktuellen Woche erledigt wurde.

  • Priorität

    Im nächsten Schritt wird der erste Filter gesetzt: Priorität Hoch. Es werden alle Tasks mit dieser Priorisierung eingeblendet und dieser Reihe nach besprochen – Updates und Entscheidungen werden als Kommentar erfasst und ergänzt.

  • Termin

    Weiter filtern wir nach Tasks, die für diese und danach die nächste Woche terminiert sind und gehen diese durch. Das Besprochene wird, wie davor auch in den Kommentaren erfasst und teile davon schon erledigt sind, entsprechend in der Checkliste markiert.

  • Neue Tasks

    Weiter schauen wir alle Tasks an, die Neu in der vorgängigen Woche eingetragen wurden. Diese werden gemeinsam terminiert und in den entsprechenden Bucket verschoben.

  • Varia

    Wenn diese Tasks besprochen wurden und noch Zeit übrig bleibt, werden die restlichen Tasks, angeschaut und beispielsweise Tasks aus dem Backlog zugeordnet und terminiert.

FAZIT

Mit diesem System, verkürzen sich interne, operative und strategische Meetings deutlich. Bei Somnitec hat sich ein Top-Down-Ansatz ergeben. Unsere Geschäftsleitung arbeitet mit diesem Ansatz seit der Einführung von Microsoft Teams und nachdem sich der Ablauf bewährt hatte, wurde der Planner schrittweise auch in weiteren Teams so aufgebaut.

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